Прошлой весной к нам обратился тренер волейбольной команды — за две недели до начала сборов, которые он организовал сам.
База была найдена, предоплата внесена, автобус заказан. В переписке с менеджером стояло «спортивный зал предоставляется». Когда тренер перед выездом уточнил расписание, выяснилось, что зал на базе один, а на те же даты заехала ещё одна команда. Делить предложили пополам: одним утро, другим вечер, по два часа. Для сбора, построенного на двух полноценных тренировках в день, это означало половину запланированного объёма.
Предоплату возвращать база отказалась — формально она ничего не нарушила: зал предоставлялся, про эксклюзивность в переписке не было ни слова.
Мы успели найти замену в том же регионе и на те же даты. Команда уехала на четыре дня позже, зато с закреплённым за ней залом и письменно зафиксированным графиком. Потерянную предоплату вернуть не удалось.
Ошибка здесь не в невнимательности тренера. Ошибка в том, что фраза «зал предоставляется» звучит как гарантия, хотя ничего не гарантирует.
Обратная ситуация из недавнего. Спортшкола везла на летние сборы две возрастные группы по футболу — 34 человека вместе с тренерами. Бюджет был жёсткий: родительские взносы, и поднимать их было некуда.
Мы отобрали семь баз, подходящих по полю и вместимости, и запросили по каждой не цену за сутки, а расчёт на всю группу с указанием часов на поле. После этого список сократился до трёх: на двух базах поле в нужные часы было занято, ещё на двух не помещались обе группы в одном корпусе.
Из трёх оставшихся выбрали не самую дешёвую. У неё поле было закреплено за командой на утро и вечер целиком, а разница в цене окупалась тем, что не пришлось арендовать его отдельно.
Заезд двумя группами дал скидку, которой не было бы у каждой по отдельности. Итог уложился в бюджет, при этом обе группы отработали полную программу.
Вся работа заняла у нас четыре дня. У тренера, который делал бы это сам, ушло бы несколько недель — и, скорее всего, он остановился бы на первой базе, где ответили быстро.